Nouveau syndic, nouvelles fondations 🧱🌱
Changer de syndic, c’est rarement par confort.
Derrière chaque changement, il y a une vraie volonté de bouger les lignes : relancer des dossiers laissés en suspens, reprendre la main sur des sujets qui ont trop tardé, remettre de l’ordre 🧹.
Alors, naturellement, lorsque l’on change de syndic, les attentes sont grandes.
On attend du nouveau syndic qu’il soit presque immédiatement réactif ⚡, qu’il reprenne au pied levé les sinistres non traités, les travaux votés mais non réalisés, les questions sur les charges jamais éclaircies 💶, etc.
👉 Ces attentes sont légitimes !
Cependant, un changement de syndic ne règle pas en un jour des problèmes accumulés au fil des années ⏳.
Avant de pouvoir avancer, il faut reprendre l’historique, récupérer et trier les archives, vérifier la comptabilité, analyser les décisions passées… Autant d’actions invisibles, comme la face cachée d’un iceberg 🧊, mais pourtant indispensables pour repartir sur des bases solides et durables 🧱🌱.
En surface, il peut sembler que peu de choses avancent… mais sous l’eau, une multitude de tâches essentielles se mettent en mouvement pour stabiliser la copropriété 🌊.
Les premiers mois sont donc accaparés par l’intégration de la copropriété et la reprise des dossiers urgents.
💡 Certaines étapes demandent plusieurs jours de travail. La qualité des archives transmises par le syndic sortant, leur format (papier ou numérique) et surtout le délai réel de restitution peuvent rallonger ce processus.
Mais pas de panique ! Chez Coprox, nous misons sur l’information.
Tant que les archives ne sont pas restituées et intégrées, le conseil syndical, seul interlocuteur dont nous disposons des coordonnées jusqu’à l’envoi de la première correspondance aux copropriétaires (qui nous retournent ensuite leur fiche d’information obligatoire), est tenu informé en temps réel des actions menées.
Cela permet de le rassurer sur la bonne reprise de sa résidence et d’installer dès le départ une relation de confiance 🤝.
Et rassurez-vous : le bateau Coprox est habitué à naviguer dans cette mer parfois mouvementées des débuts 🚢🌊. Notre rôle est justement de garder le cap et de transformer cette phase d’intégration en fondations solides pour l’avenir 🧱🌱.
En parallèle, les dossiers sont pris en main au fil de l’eau, selon leur degré d’urgence et les éléments déjà disponibles ⚡. C’est ainsi que nous faisons bouger les choses pas à pas, tout en sécurisant durablement la gestion de votre copropriété.
Alors, à quoi ressemblent ces fameux “mois d’ombre” ? 🔎
J0 (Jour de l’AG) : Bienvenue chez Coprox ✨
Ça y est, la décision est prise ✅.
Votre Assemblée Générale a validé l’élection de Coprox comme nouveau syndic de votre copropriété 🥳.
Vous nous avez accordé votre confiance, et nous en mesurons toute la responsabilité.
J+1 → Prendre contact
Nous échangeons avec le conseil syndical pour lui demander de poser une affiche en parties communes informant du changement de syndic et pour recueillir des informations sur les particularités de la copropriété. Cela nous permet de commencer à en comprendre le fonctionnement.
👉 À ce stade, nous ne pouvons pas encore communiquer directement avec chaque copropriétaire. Les copropriétaires bailleurs, notamment, ne seront informés qu’au moment de la notification officielle du procès-verbal d’AG. Notre relais de communication est alors le conseil syndical et l’affichage en parties communes.
J+1 à J+8 → Acter le mandat
Quand tout se passe bien, nous recevons le procès-verbal d’AG signé par le président de séance.
C’est ce document qui officialise le changement de syndic. Avec lui, nous lançons les premières démarches administratives, comme l’ouverture du compte bancaire de la copropriété 🏦.
J+1 à M+2 → Les archives
Nous prenons attache avec le syndic sortant pour convenir d’une date de remise des archives.
En théorie, elles doivent être transmises dans le mois, et au plus tard sous deux mois.
En pratique… elles arrivent souvent plus tard, parfois incomplètes, ce qui demande un travail minutieux de tri et de pointage 📂.
Lorsque les délais sont dépassés, nous procédons à plusieurs mises en demeure pour accélérer la restitution des pièces manquantes et nécessaires.
👉 La procédure en référé, coûteuse pour la copropriété, est très rarement employée, car elle rallonge encore davantage les délais.
💡 Rassurez-vous : dans 99,9 % des cas, même un retard dans la remise des archives n’entraîne aucun blocage majeur. C’est une étape habituelle et connue de tous les syndics.
M+2 à M+6 → La reprise en profondeur : le début du marathon 🏃♂️
Une fois les archives reçues, commence la phase la plus lourde mais aussi la plus essentielle :
- intégration de tous les lots, tantièmes et contrats,
- reprise comptable de l’exercice en cours 💶,
- analyse des PV d’AG des 5 à 10 dernières années 📑,
- mise à jour du carnet d’entretien et vérifications réglementaires ⚖️,
- ouverture de l’espace privé du conseil syndical,
- traitement des dossiers prioritaires et urgents 🚨.
C’est un véritable marathon administratif et technique : chaque action prend du temps, mais elles posent les bases indispensables pour repartir sur un fonctionnement clair et sécurisé 🧱🌱.
👉 Chez Coprox, nous accordons une attention toute particulière à cette étape.
Notre objectif : connaître votre copropriété dans le détail, analyser son passé et mettre en place un carnet d’entretien fiable 📚.
On ne rigole pas avec la rigueur : c’est ce travail minutieux qui nous permet de sécuriser la gestion et de construire une base solide pour les années à venir.
Dès que possible → La communication aux copropriétaires
Dès que les lots sont intégrés dans nos logiciels, nous adressons le procès-verbal d’AG accompagné d’informations pratiques (comment se connecter à l’extranet, comment payer ses charges, etc.).
👉 Beaucoup l’ignorent, mais il est matériellement impossible de notifier le PV dans le mois qui suit l’assemblée, comme le prévoit la réglementation : le syndic sortant a légalement 1 à 2 mois pour remettre les archives… alors forcément, ça coince ⏳.
Ce qu’il faut retenir
- Les premiers mois sont une phase d’ombre 🌑 : peu de visibilité pour les copropriétaires, mais énormément d’actions en coulisses.
- La communication directe est limitée au départ : elle passe par le conseil syndical et par les affichages en parties communes.
- Il faut compter 6 mois à 1 an pour une intégration complète et pour que la confiance se construise progressivement.
- Nous priorisons les dossiers avec le conseil syndical pour répondre aux urgences et avancer efficacement ⚡.
- Les dossiers personnels des copropriétaires ne peuvent pas être repris tout de suite (sauf urgence), le temps que la reprise collective soit stabilisée.
- Après une année, nous nous sentons pleinement opérationnels.
✨ Chez Coprox, nous avons une conviction simple : mieux vaut une reprise solide qu’une reprise précipitée.
Notre mission : nous approprier la copropriété, sécuriser les dossiers et bâtir une relation de confiance durable 🤝.
On ne vous ment pas : notre discours n’est pas “vendeur”, il est transparent. Et c’est précisément ce qui fait, selon nous, toute la différence.
🎁 Ce que nous vous offrons au quotidien :
- De l’implication : chaque copropriété compte, aucune n’est “une parmi d’autres”.
- L’envie sincère de vous apporter de la satisfaction ✨.
- De l’information et de la transparence 📢.
- De l’honnêteté, toujours.
- Une gestion de qualité, sans compromis.
