Comment insérer une question à l’ordre du jour de l’assemblée générale ?

Comment inscrire une question à l’ordre du jour de votre prochaine assemblée générale affectant les parties communes ou l’aspect extérieur (article 25 al B Loi 10.07.1965) ?

Préambule

En vertu de l’article 25 al. B de la loi du 10 juillet 1965, tout travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, et conformes à la destination de celui-ci doivent être autorisés par l’Assemblée Générale qui est le seul organe décisionnel en la matière.
Ni le Syndic (même si cela est mentionné parfois sur le règlement de copropriété), ni le Conseil Syndical n’ont la faculté d’accorder des travaux (même mineurs fussent-ils).
Le syndic à l’obligation d’inscrire votre question si elle lui parvient dans les temps (avant envoi de la convocation). Comme la date peut fluctuer entre une période de 6 mois il vaut mieux vous assurer de celle-ci afin de ne pas vous retrouver surpris. 😀

💡 Le syndic doit afficher dans les parties communes une note avant l’assemblée pour vous informer de la faculté offerte de déposer de vos questions.

Comment faire pour inscrire votre question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ?

La loi impose un certaine formalise, voici les étapes pour ne pas rater de se voir refuser son projet pour non-conformité !

1. Préparer votre projet et compiler les pièces nécessaires

Pour l’information des copropriétaires vous devez annexer à votre demande tout document d’information utile permettant à l’assemblée générale de réaliser un vote éclairer. Il s’agira au minima d’un descriptif technique des travaux et/ou schéma d’implantation.
Une fois votre projet précisé et les pièces compilées vous pouvez passer à la rédaction de votre question.
Nous vous conseillons avant toute chose de vous rapprocher de COPROX ou du Conseil Syndical afin de vérifier qu’un cahier des charges définissant une harmonie n’a pas été approuvé en assemblée générale et auquel vous serez contraints de respecter les conditions y figurant.

2. Rédiger votre question qui doit comporter un titre (a) et un projet de résolution (b)

(a) Rédiger le titre de votre résolution

Votre projet doit être rédigé sous forme de demande, de manière que l’assemblée générale réponde à une question. Cela peut paraitre évident mais ce n’est pas toujours le cas, parole de syndic 😉

Elle doit en effet permettre à l’assemblée générale de répondre par la positive ou la négative.

Des formulations trop évasives telles que « demande à l’assemblée générale d’évoquer la question de la couleur des menuiseries » ne pourra pas être votée ou, si elle l’est, risquera d’être annulée. La bonne formulation serait « demande l’assemblée générale de choisir la couleur des menuiseries. Option 1 : marron / Option 2 : Blanc…) ».

(b) Rédiger le projet de résolution c’est à dire le corps de celle-ci
Celui-ci doit être suffisamment explicite et détaillé pour permettre à l’Assemblée Générale de comprendre la nature de votre projet et voter en toute connaissance de cause.

3. Envoyer votre demande à COPROX par courrier recommandé avec accusé de réception

L’assemblée générale n’a pas de pouvoir discrétionnaire pour décider

Cela signifie qu’elle ne peut pas refuser votre projet si celui-ci est conforme à la destination de l’immeuble et qu’il ne compromet pas le droit des autres copropriétaires. En cas de refus elle doit le motiver pour les motifs. En cas de refus que vous estimez non justifié vous pourrez exercer un recours par voie de justice.

Le syndic n’a pas la charge de rédiger votre projet, toutefois chez COPROX, une fois votre question rédigée, nous vous proposons de vous conseiller sur la bonne forme de celle-ci

En effet ce sont les demandeurs qui doivent rédiger leur projet, le syndic ne connait pas les tenants et aboutissants de votre demande et cela n’entre tout simplement pas dans ses attributions.

Une décision votée sans que les éléments d’information soient annexés à la demande ou en ne précisant pas suffisamment l’objet du vote les autorisations / réserves qu’elle entend apporter à la demande, l’assemblée ne pourra pas ensuite émettre de réserves sur les travaux autorisés ou bien même se retourner contre le propriétaire qui aura effectué les travaux.

Si votre projet concerne l’achat de comble, la construction d’une véranda en dur etc. le formalisme est quelque peu différent (projet de modificatif au règlement, plan de géomètre …).

C’est parti ! A vous de jouer !

Nous espérons que cet article vous aura permis d’y voir plus clair !
Bonne préparation de votre projet !

ZOOM

Sur l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pris pour application de la Loi fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis : « à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale.

(…)Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l’article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l’application du troisième alinéa de l’article 24 et du b de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et
consistance des travaux ».

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